Sichere Daten-Migration: Was beim Umstieg aus Lotus Notes wichtig ist

Transparente Dokumenten-Archivierung beim Weggang aus Lotus Notes

Veraltete Software-Systeme oder Plattformen haben es schwer in der sich stetig ändernden Geschäftswelt. Die bis dato vorhanden Features und Funktionen halten den aktuellen Entwicklungen und daraus wachsenden Anforderungen der Unternehmen nach schnellen, effizienten und modernen Lösungen nicht mehr Stand. Globalisierung, Wettbewerb und die nicht schlafende Konkurrenz stellen Firmeninhaber und ihre Angestellten vor neue Aufgaben, soll das Unternehmen leistungsfähig und am Markt präsent bleiben. Solche oder ähnliche Gründe lassen ehemals begeisterte Lotus Notes Kunden über einen Wechsel der mit Alterserscheinungen behafteten Plattform nachdenken. Fakt ist: Immer mehr Anwender suchen nach neuen Lösungen, die den aktuellen Herausforderungen der Geschäftswelt gerechter werden. Im Zuge dieser Systemwechsel steht die Migration und Archivierung sämtlicher Geschäftsunterlagen vom alten ins neue System ganz oben auf der To-do-Liste der Wechselfreudigen. Doch wie führen Unternehmen diese Migration so durch, dass keine Daten verloren gehen, alle E-Mails und Unterlagen sicher erhalten bleiben oder Daten des alten Systems im Zugriff bleiben?

Warum Lotus Notes möglicherweise an seine Grenzen stößt

Die ursprünglich in den 80er Jahren von „Iris“ (später von der Firma „Lotus“ übernommen) entwickelte Software Lotus Notes war eines der ersten Systeme für das Business-Umfeld auf der neu geschaffenen Windows-Plattform. Heute zeigt das in den 90er Jahren gefeierte, weil auf dem neuesten technologischen Stand und seiner Zeit weit voraus befindliche Lotus Notes erhebliche Altersgebrechen, was für Kunden in teuren und zeitintensiven Wartungsaufwendungen resultiert: Der Einsatz der Software erscheint schwerfällig. Zusätzlich führte die Übernahme der Software durch IBM Ende der 90er Jahre bei vielen Unternehmen zu einer Verunsicherung bei der Investitionsbereitschaft in die Plattform: Die nicht klar kommunizierte Zukunft von Lotus Notes löste in vielen Unternehmen den Eindruck aus, dass die Software in ihrer Entwicklung stehen geblieben war.

Von der einst beherrschenden Stellung im Groupware-Markt verlor die Plattform immer mehr an Fahrt und Marktanteilen. Längst ist die Konkurrenz am ehemaligen Software-Riesen vorbeigezogen – sei es mit ausgeklügelten Technologien oder einem entsprechend hohen Marketingbudget.

Diese und andere Gründe haben viele Unternehmen dazu bewegt, eine Entscheidung gegen die Plattform zu treffen. Bei einem Weggang von Lotus Notes rückt die Archivierung der eigenen Daten zur unkomplizierten Verwendung und einer Migration ohne Verlust auf eine neue Plattform ganz nach oben auf die Liste der anstehenden Aufgaben, die bei einem Wechsel durchgeführt werden müssen.

Dokumente verlustfrei in neue Systeme migrieren

Bevor es zur Migration vorhandener Geschäftsunterlagen kommen kann, die alte Plattform abgeschaltet und sämtliche Daten in der neuen Plattform weiter verwendet werden können, müssen Entscheidungen getroffen werden: Was heben wir auf, was wird gelöscht? Wie greifen wir auf die alten Daten zu, wenn die Plattform nicht mehr verfügbar ist? Das Unternehmen muss anhand der eigenen internen und externen Anforderungen entscheiden, wie mit den Altbeständen generell umgegangen wird. Wichtig ist hier die Einhaltung der gesetzlichen Vorlagen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Diese besagen, welche Unterlagen wie lange aufgehoben werden müssen, um vor Finanz- und Betriebsprüfern oder vor Gericht zu bestehen. Die im Unternehmen anfallenden Unterlagen wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine müssen individuell so aufbewahrt werden, dass sie in unveränderbarer Form einer Prüfung standhalten können. Hinzu kommen die über die Jahre gewachsenen eigenen Datenbankanwendungen, die programmiert und zu den Geschäftsprozessen des Unternehmens passend entwickelt wurden: Inhaltsverzeichnisse, Handbücher und eigens angelegte Unterlagen müssen nach dem Wechsel genauso wieder zur Verfügung stehen.

PDF als Archivierungsstandard etabliert

Um die Abbildung der in Notes gewachsenen und vorhandenen Strukturen sicherzustellen, bietet sich die Umwandlung der Dokumente in das PDF, genauer gesagt in das PDF/A-Format (A = Archivierung) an. Das PDF hat sich mittlerweile als Standard durchgesetzt und als ISO-Norm etabliert. Bis zum heutigen Tag schreibt der Gesetzgeber kein Format vor, das zur Archivierung verwendet werden soll. Auch fehlt eine Vorgabe, welches Format auch in zehn Jahren noch gelten soll – die Entscheidung liegt allein im Unternehmen. In den IT-Abteilungen hat sich das PDF/A-Format als vertrauenswürdig etabliert, denn solange es keine Musterurteile über eine Formatvorgabe vom Gesetzgeber gibt, gilt das PDF als gängigste Archivierungsform. Gerade beim Thema „Langzeitarchivierung“ sichern sich Unternehmen mit dem Einsatz der ISO-Norm PDF/A ab, das richtige Erscheinungsbild eines Dokuments für die langfristige Ablage vorlegen zu können.

Vor Gericht und Finanzprüfer problemlos bestehen

Eine Software aus dem Hause SoftVision kann beliebige Dokumente in das PDF/A-Format konvertieren oder bestehende PDF/A-Dokumente gegen die Norm validieren, bevor sie beispielsweise im Archivsystem landen. Digitale Signaturen werden mit der Lösung n2pdf einfach an die Dateien angebracht. Dies bestätigt die Echtheit von PDF-Dokumenten und schützt vor Manipulationen. Der gesetzliche Anspruch ist so erfüllt, um PDFs im Rahmen von Archivierungssystemen einzusetzen und elektronische Post professionell zu sichern. Komplexe Notes-Dokumente sowie auch Notes-Datenbanken, Handbücher oder ganze Produktkataloge können mit dieser Komplettlösung in das etablierte PDF umgewandelt werden – und dies unter Aufrechterhaltung der in Notes definierten Strukturen der Datenbanken. Die Software erlaubt es Anwendern, auf Knopfdruck PDF-Dateien inklusive Notes-Navigationselemente zu erzeugen, wie Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken. In Notes aufgebaute Strukturen werden zusätz­lich um neue, sinnvolle Strukturen wie Inhaltsverzeichnisse ergänzt. Auch die Konvertierung der Anhänge in Emails oder Notes-Dokumenten in das PDF stellt sicher, dass keine Informationen bei einem Wechsel verloren gehen.

Lotus Notes tut sich zunehmend schwer, den neuen Herausforderungen unserer aktuellen Geschäftswelt gerecht zu werden. Stetig weiter wachsender Wettbewerb, immer schneller werdende Lösungen und vernetzteres Zusammenarbeiten erfordern auch den Einsatz moderner Plattformen und Partner. Dabei sollte die sichere Migration der alten Unterlagen hin zur neuen Plattform und die gesetzeskonforme Archivierung noch vor einem Wechsel bedacht werden. Spezialisierte Dienstleister bieten während der Umstiegsphase sowohl fundierte Betreuung als auch ausgereifte Werkzeuge an, die einen Neubeginn sicher, einfach zu verwalten und den gesetzlichen Rahmenbedingungen entsprechend konform macht.