Erfolgreiche Datenmigration in Unternehmen

Bei einer Migration von Daten (Wortherkunft: lateinisch Migration bedeutet Aus/wanderung bzw. migrare bedeutet: wandern, wegziehen) zieht man Daten von einem (alten) System zu einem anderen (neuen) System um. Das klassische Beispiel ist: Wie bekomme ich meine alten Handy-Daten auf mein neues? Quasi der Umzug von einer alten auf eine neue Platform ohne Datenverlust.

Wir wollen uns hier auf die Datenmigration konzentrieren, bei der aus einer alten Datenbank große Mengen an Daten in eine neue Datenbank umgezogen werden. Es soll also um größerer Migrationsprojekte von Unternehmen gehen. Hier ist es enorm wichtig, dass die Datenmigration professionell und geplant abläuft, da es in der Regel um viele, wichtige Daten geht, die nach der Migration wieder zur Verfügung stehen müssen.

Wann ist eine Datenmigration nötig?

Unternehmen müssen eine Datenmigration durchführen, wenn beispielsweise eine neue ERP oder CRM Lösung eingeführt werden soll oder bei der Zusammenführung mehrerer Unternehmen oder bei Unternehmensübernahmen, also bei einer Unternehmensfusion.

Wie geht man bei einem Migrationsprojekt vor?

Bei einer Daten-Migration benötigt man neben dem Knowhow auch entsprechende Ressourcen sowie eine technische Infrastruktur. Vor dem Start der Datenmigration sollte man einen detaillierten Ablaufplan haben und schrittweise und systematisch vorgehen. Dabei ist enorm wichtig, sowohl Datenfehler einzukalkulieren, als auch einen strukturierten Zeitplan zu haben.

Zunächst sollten auch Probeläufe gestartet und die Anwendungsprozesse auf Herz und Nieren geprüft werden. Bei den Vorbereitungen ist es wichtig, wenn möglich die jeweiligen Fachabteilungen mit einzubeziehen, damit die IT für alle auftretenden Probleme bestens gerüstet ist und detaillierte Hintergrundinformationen bekommen kann.

Wichtigste Schritte bei der Vorbereitung zur Daten-Migration:

  • Erstellung eines vernünftigen Migrationskonzepts (Überblick verschaffen über die Daten/Zielsystem, Projektphasen festlegen)
  • Vorbereitung der Daten und des Quell-Systems/Ein wichtiger Teil der Vorbereitung ist eine Datenanalyse, bei der auch Datenleichen und Redundanzen aufgespürt werden. Nachdem die Qualität und die Aktualität der Daten bestimmt wurde, muss festgelegt werden, wie die Daten (und welche) archiviert werden sollen. Vorher muss geklärt werden, auf welche Prozesse die Daten zugreifen, welche Daten notwendig sind und wie man es schafft, dass nur die hochwertigen, wichtigen Daten ins Zielsystem überführt werden.
  • Sogenanntes „Mapping“ (Anpassen der Daten) sollte erfolgen. D.h. alte Informationen werden auf die neue Datenstrukturen angepasst – Hier lauern viele Fehlerquellen
  • Dann sollten noch Testszenarien durchgespielt werden/also auch Tests erfolgen, um die Prozesszeiten realistisch beurteilen zu können.
  • Dann erst erfolgt das Importieren der vorbereiteten Daten in ein neues System (Datenzusammenführung) – Import vorher auf ein Test-System proben – Sind im neuen System bereits Daten vorhanden, muss man die fortlaufenden ID-Nummern beachten
  • Absicherung/Backup für den Fall, dass die Migration nicht richtig funktioniert/scheitert: Am wichtigsten: Schutz vor Datenverlust durch eine konsequente Backup Strategie, auch eine Überprüfung der Backups und Wiederherstellungs-Funktionen sollte vorher erfolgt sein
  • Nach der erfolgreichen Migration sollten die Daten stichprobenartig geprüft werden und dann eine nachhaltige Sicherung der Datenqualität erfolgen.

Probleme bei der Datenmigration – Wo lauern Fehlerquellen:

  • Probleme können u.a. dann entstehen, wenn es unterschiedliche Datenquellen und Datenstrukturen sowie unterschiedliche Quell- und Zielstrukturen gibt. Oder wenn die Qualität der Daten nicht hochwertig ist, es viele, veraltete Stammdatensätze gibt oder Redundanzen bei den Stammdaten zu finden sind.
  • Problematisch kann es außerdem werden, wenn sich die Datenmodelle der alten und der neuen Anwendung sehr unterscheiden / Das Quellsystem und das Zielsystem gehen unterschiedlich mit den Daten um
  • Schwierig wird es auch, wenn viele Altdaten auf vielen Anwendungen verteilt sind
  • Hinweis: Wenn die Migration läuft, während eine neue Anwendung implementiert wird, können die Ressourcen knapp werden

Vorteile einer Datenmigration mit n2pdf

Am Beispiel einer Datenmigration aus IBM Notes heraus kann man zeigen, wie man erfolgreich größere Mengen an Geschäftsunterlagen und E-Mails migrieren und archivieren kann: Bei der Migration und Archivierung von Geschäftsunterlagen (bspsweise aus IBM Notes) bietet es sich an, alle Dokumente zunächst in PDF/A zu konvertieren. Damit können alle E-Mails und Unterlagen ohne Datenverlust von einem alten in ein neues System gezogen werden bei gleichzeitiger Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (siehe GoBD).

Bei einer Datenmigration mit n2pdf werden alle Dokumente in PDF/A umgewandelt und können zusätzlich mit digitalen Signaturen verssehen werden. Auf Knopfdruck können PDF Dateien inklusive der Notes-Navigationselement erzeugt werden. In IBM Notes aufgebaute Strukturen können sogar um neue, sinnvolle Strukturen (Inhaltsverzeichnisse) ergänzt werden. Außerdem: Auch die Anhänge von Emails oder IBM Notes Dokumenten werden in das PDF konvertiert.

Egal aus welchem Alt-System eine Migration und Archivierung aller Dokumente erfolgen soll, in der Regel ist das System (z.B. IBM Notes) individuell angepasst worden und zu einer eigenen Datenbankanwendung gewachsen, die genau auf die Geschäftsprozesse zugeschnitten wurde. Dazu gehören dann auch Inhaltsverzeichnisse, Handbücher, Produktkataloge usw. Mit n2pdf kann man die bisher vorhandenen Strukturen bei der Umwandlung in PDF/A übernehmen. Auch komplexe IBM Notes Dokumente oder IBM Notes Datenbanken können konvertiert werden und dabei bleiben die vorher definierten Strukturen der Datenbanken erhalten. Der Vorteil von n2pdf liegt ganz klar darin, dass der Anwender ganz bequem PDF-Dateien erzeugen kann, die IBM Notes Navigationselemente enthalten.

Lese-Tipps: