Per Knopfdruck E-Mails in PDF konvertieren
Die heutige Geschäftspost wird größtenteils weniger auf Papier, aber dafür mehr elektronisch abgewickelt. Dadurch werden zwar Zeit und Kosten gespart, gleichzeitig entstehen aber ganz neue Fragen, wie:
- Was muss bei der Archivierung von E-Mails beachtet werden?
- Welche Mails müssen archiviert werden, und wie macht man das am besten, ohne dass ein allzu großer Mehraufwand für die Mitarbeiter entsteht?
Die gesetzlichen Vorschriften geben vor, welche Mails aufbewahrt werden müssen, nämlich alle ein- und ausgehenden Handels- und Geschäftsbriefe wie beispielsweise Aufträge, Rechnungen oder Reklamationsschreiben. Zu finden ist dies in der sogenannten Abgabenordnung (AO). Was genau als Handelsbrief eingestuft wird, beschreibt das Handelsgesetzbuch (HGB). Für die Art und Weise der Archivierung gibt es hingegen mehrere Möglichkeiten: Von der aufwendigen und fehleranfälligen manuellen Ablage bis hin zur leistungsstarken IT-Lösung, die ressourcensparend und sicher im Hintergrund arbeitet.
IT-Dienstleister im Hintergrund
Alle großen Unternehmen, beispielsweise in der Finanzbranche arbeiten in der Regel mit IT-Dienstleistern, die hinter den Kulissen ihren Dienst tun. Diese Dienstleister wickeln das gesamte IT-Spektrum ab, also Entwicklung und Bereitstellung von Anwendungen und Infrastruktur, bis hin zum Betrieb der Rechenzentren. Zusätzlich dazu fallen natürlich Beratung und Support an. Eine der Aufgaben kann auch sein, für eine revisionssichere Archivierung der E-Mails zu sorgen. Dafür werden Software-Lösungen benötigt. Diese Tools sollten sicherstellen, dass die Konvertierung von Dokumenten im Hintergrund unbemerkt abläuft und so die Geschäftsprozesse nicht unterbrochen werden.
Zuverlässige und sinnvolle Archivierung wichtiger elektronischer Geschäftsdokumente
In mittleren bis größeren Unternehmen, nicht nur im Finanz-Bereich, fallen heutzutage täglich eine große Menge an E-Mails an. Um diese Daten langfristig zu sichern, muss dann meistens ein Archivsystem geschaffen werden, das zentral die E-Mails sichert. Dabei macht es Sinn, die E-Mails und Attachments im PDF/A-Format abzuspeichern, damit eine langfristige Lesbarkeit der Inhalte garantiert werden kann.
Vollständige Konvertierung von IBM Notes-Dokumenten ins PDF-Format
Ein häufig verwendetes System, besonders in der Finanzwelt ist IBM Notes. Somit ist es von Vorteil, wenn die Software-Lösung, die für die Archivierung verwendet werden soll, die Integrierbarkeit in dieses System ermöglicht. Benötigt wird eine Komplettlösung zur Konvertierung von IBM Notes-Inhalten und Dateianhängen in das PDF-Format an.
Die Kombination der Software-Lösungen n2pdf und webPDF von SoftVision Development in Fulda bringt alle Anforderungen mit, nach denen IT-Dienstleister in der Regel suchen, wenn sie den Auftrag haben für ein großes Unternehmen eine revisionssichere E-Mail Archivierung umzusetzen. Eine wichtige Voraussetzung ist auch, dass die Software den Standard PDF/A-1b unterstützt, um die Langzeitarchivierung der Dokumente zu ermöglichen.
n2pdf für IBM Notes-Anwendungen
Die Lösung n2pdf ist eines der wenigen Tools auf dem Markt, die speziell für die Integration in IBM Notes-Anwendungen entwickelt wurde. Über die Java-Programmierung kann n2pdf in Notes/Domino oder externen Domino-Anwendungen verwendet werden. Die Software bietet die Möglichkeit, die Strukturen und Querverweise von IBM Notes-Dokumenten und Attachments im PDF beizubehalten und sogar mit zusätzlichen Elementen zu erweitern. Die Konvertierung läuft automatisch im Hintergrund ab, so dass die Mitarbeiter keinen Mehraufwand mit der Archivierung haben.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sie Einführung der Software einfach und schnell geht. Aufwendig ist in der Regel nur die Anpassung der organisatorischen Rahmenbedingungen. Hintergrund sind häufig auch rechtlichen Regelungen, sie sehr komplex sind. Datenschutz- und Revisionsanforderungen müssen immer beachtet werden.
n2pdf als Basis für eine ausgefeilte Archivierungsstrategie
Beispiel Finanzsektor: Die Funktionen der Software kann beispielsweise einer Bank (mit einem Netz an Filialen bundesweit) zur Verfügung stehen. Der technische Betrieb kann dann zentral im Rechenzentrum des jeweiligen IT-Dienstleisters gesteuert werden. Durch die einfache Integrierbarkeit und den benutzerfreundlichen Aufbau von n2pdf und webPDF sind noch nicht einmal Entwickler-Schulungen o.ä. nötig. Der Dienstleister kann sicherstellen, dass das jederzeit Revisionssicherheit gegeben ist. Das bedeutet, die E-Mails sind immer schnell wieder auffindbar sowie vor Veränderungen oder Manipulationen geschützt.