n2pdf Archive Teil 3: Job-Dokumente

Im dritten Teil unserer Reihe über n2pdf Archive (In Teil 1 und Teil 2 wurden n2pdf Archive allgemein sowie n2pdf Archive als Domino Server Task beschrieben) geht es nun darum, was Job-Dokumente sind und wie sie funktionieren.

Um detailliert dazulegen wie Job- bzw. Auftrags–Dokumente bei n2pdf Archive funktionieren, muss man zunächst einmal sagen: n2pdf kann sowohl den E-Mail-Inhalt aus HCL Notes Domino (früher Lotus Notes) verarbeiten, als auch komplexere Notes Inhalte und Attachments.

Die Software eignet sich für alle Unternehmen, die schnell und simpel einen n2pdf Client (für den Anwender) oder eine serverseitige Archivierung (ohne Benutzereingriff) benötigen. Das Stichwort ist hier schnell und simpel, denn mit der Lösung n2pdf Archive haben Unternehmen die Möglichkeit, mit wenigen Klicks und ohne großen Aufwand PDF-Jobs zu erstellen und diese auch automatisiert per Job-Templates ablaufen zu lassen.

PDF-Archive aus Notes-Datenbanken oder Mailboxen erstellen – Ohne Programmierung

Mit n2pdf Archive werden die vorhandenen Strukturen und Anwendungen abgebildet, Dokumente und E-Mails sowie Anhänge konvertiert, dafür benötigen Sie keine Programmierung. Sie können ganz einfach in Form von Notes-Dokumenten PDF-Konvertierungs-Aufträge (sogenannte Jobs) erstellen wobei der Server Task die Erstellung übernimmt. Hier können Sie auf diverse Möglichkeiten zurückgreifen, wie beispielsweise Aufträge zu festgelegten Zeitplänen ablaufen zu lassen.

Was ist die Job-Datenbank?

Der Server Task von n2pdf Archive erstellt auf Basis von Notes-Dokumenten (Jobs genannt) das PDF-Archiv. Die Anwender haben hier die Möglichkeit, Aufträge in Form von Notes-Dokumenten in die Jobs-Datenbank des Servers zu stellen. Die Jobs/Aufträge werden bearbeitet, wobei Sie hier unterschiedliche Arbeitsschritte aktivieren können.

Bei der Konfiguration der Aufträge arbeitet der Server Task mit zwei Datenbanken, um die Aufträge zu verwalten und zu verarbeiten:

  1. die Job-Datenbank (n2pdfJob.nsf) zur Verwaltung und Planung der Aufträge für die PDF-Erstellung – Hier werden vom Anwender alle Anforderungen für die Archivierung der Datenbanken oder Mailboxen festgelegt
  2. und die Inbox-Datenbank (n2pdfInbox.nsf) zur Durchführung der anstehenden Aufträge – Hier hinein kopiert der Server Task die Job-Dokumente, wenn sie zu Bearbeitung bereitstehen

PDF-Archiv erstellen mit Job-Dokumenten – Schritt für Schritt

  • Zunächst beginnt man damit einen Job/Auftrag zu erstellen – Bei den Job Dokumenten stehen dann unterschiedliche Reiter zu Verfügung: Datenquelle, Zeitplan, Seiteneinstellungen, PDF-Einstellungen, PDF-Metadaten, Digitale Signatur, Formular-Einstellungen, Anhänge, Variablen und Administration
  • Man könnte z.B. den Job erstellen „tägliche Mailbox-Archivierung um 12 Uhr“
  • Modus auswählen
  • Pfad angeben wo die Archive lokal gespeichert werden sollen
  • Unterordner benennen, Quelle für die Dateinamen angeben
  • Datenbank auswählen, die archiviert werden soll + speichern
  • Arbeitsschritt des Jobs muss auf Konvertierung gestellt sein (über „Arbeitsschritt im Job setzen“)
  • Der erstellte Job wird dann ausgeführt – Über „Ausgewählten Job starten“
  • Alle PDF-Dokumente sind übrigens über n2pdf Archive – Search & View  dem Such- und Anzeigeprogramm – jederzeit schnell und einfach auffindbar.

Im nächsten Schritt wäre also interessant mehr über die Möglichkeit zur Volltextindexierung der Dokumente mit n2pdf Archive – Search & View zu erfahren. Im Folgenden wird dieser Aspekt also ausführlicher beschrieben: Teil 4: Das n2pdf Archive Werkzeug Search & View. (Dieser Teil folgt..)

Mehr Infos über Job-Dokumente finden Sie auf unserer Website