Dokumente automatisch in PDF umwandeln

Geberit setzt auf Optimierung der Prozesse für Lotus Notes

Beim Handling der alltäglichen Email- und Dokumentenflut haben es Unternehmen mit einer wahren Mammutaufgabe zu tun. Problematisch ist dabei nicht bloß die Quantität der zu verarbeitenden Daten, sondern ebenso die unterschiedliche Qualität der elektronischen Dokumente. Für die verantwortlichen Mitarbeiter in den IT-Abteilungen stehen deshalb vor allem zwei Aspekte im Vordergrund: Zum einen die Gewährleistung einer sicheren und langfristigen Speicherung der Daten. Zum anderen die Auswahl des hierfür geeigneten Formates und der entsprechenden Software für einen reibungslosen Ablauf automatisierter Umwandlungsprozesse. Um diesen Anforderungen optimal zu begegnen hat sich Geberit zur Speicherung aller Dokumente für die Implementierung eines Tools entschieden, das Mails und Dateien aus Lotus Notes automatisch – und damit ohne Mehraufwand – in PDF-Dokumente konvertiert.

Die Geberit Gruppe mit Hauptsitz in Rapperswil-Jona in der Schweiz ist ein weltweit tätiger Konzern im Bereich Sanitärtechnik und beschäftigt circa 6200 Mitarbeiter in 41 Ländern. Das bereits 1874 gegründete Unternehmen erwirtschaftete im Jahr 2013 einen Umsatz von 2,3 Milliarden Schweizer Franken, ist seit 1999 an der Schweizer Börse kotiert und gilt damit als europäischer Marktleader im Sanitärbereich. Bei einer solchen Größenordnung stellt sich zwangsläufig die Frage nach einem ökonomischen Umgang mit der alltäglichen Flut an Emails und angehängten Dokumenten. IT-Abteilungen stehen nämlich häufig vor dem Problem, dass Dokumente in den verschiedensten Dateiformaten eintreffen und für die Weiterverarbeitung oder Dokumentation manuell aufbereitet werden müssen.

Unkompliziert PDF-Dokumente generieren

Dementsprechend war die Suche nach einem passenden Tool zur automatisierten Umwandlung von Mails und Dokumenten in das PDF-Format geleitet vom Grundgedanken, „eine Software zu finden, die möglichst unkompliziert und schnell sowie möglichst automatisiert im Hintergrund PDF-Dateien generiert“, so Sascha Troll, Senior IT System Engineer und Verantwortlicher für die IBM Notes / Domino Infrastruktur im Unternehmen. Dabei sei man relativ schnell auf das Tool n2pdf von SoftVision gestoßen: „Es gab im Prinzip keine andere Lösung die unseren Anforderungen in dem Maße entsprach und gleichzeitig den Anspruch erfüllen konnte serverbasiert zu laufen“.

n2pdf: die Komplettlösung

Die Softwarelösung der SoftVision Development GmbH wurde speziell für die Integration in Notes-Anwendungen entwickelt und dient der automatisierten Konvertierung von Dateianhängen und Dokumenten in das PDF-Format. Damit sind keine externen Applikationen mehr notwendig, um aus Lotus Notes heraus PDF-Dateien zu generieren, wodurch Fehlerquellen minimiert werden. Ein weiterer Mehrwert: Gängige Notes-Navigationselemente, wie Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken, werden komplett übernommen und ergänzend um neue, sinnvolle Strukturen erweitert – beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis. Auch das Zusammenführen mehrerer Dokumente sowie das Regeln PDF-relevanter Einstellungen – wie Funktionen zur Sicherung und Verschlüsselung von Daten – ist ohne weiteres möglich. „Früher wurde die gesamte Arbeit manuell erledigt, was einen erheblichen Mehraufwand bedeutete. Heute laufen die Prozesse automatisch ab und der Workflow wird zentral gepflegt“, sagt Sascha Troll.

Reibungslose Implementierung, optimaler Support

Die Einführung lief dabei problemlos: Nach einer kurzen Testphase wurde die Lösung im Jahr 2005 in sämtlichen Standorten weltweit ausgerollt. Die Implementierung ging reibungslos von statten und die intuitive Bedienbarkeit des Tools machte eingehende Schulungen der verantwortlichen Administratoren überflüssig. Da die Lösung in diesem Fall serverbasiert läuft, sehen die übrigen Mitarbeiter das Endergebnis nur im Archivsystem. Auf diese Weise entfällt sämtliche Mehrarbeit, um die eintreffenden Dokumente und Emails zu vereinheitlichen und aufzubereiten. Auch der Support durch SoftVision wird absolut positiv eingeschätzt: „Es gab eigentlich keine nennenswerten Probleme seit der Implementierung, aber bei aufkommenden Fragen konnten wir uns immer auf den Support verlassen“, sagt Sascha Troll. Der IT-Verantwortliche blickt generell mit großer Zufriedenheit auf die Einführung der Lösung bei Geberit: „Insgesamt bringt das Tool doch eine erhebliche Erleichterung im Arbeitsalltag mit sich. Und gerade das Update des Servers auf 64bit-Leistung hat die Geschwindigkeit der Prozesse nochmal erhöht“. Damit ist das Unternehmen optimal aufgestellt – auch im Falle, dass sich die Datenflut in den kommenden Jahren weiter erhöht.