Daten dauerhaft und rechtskonform in IBM Notes sichern

Ordnungsgemäße Archivierung im PDF/A-Format

Die sichere und langfristige Speicherung von Daten ist für Unternehmen ein Dauerbrenner – vor allem angesichts der Email-Flut, die täglich in die Postfächer der Mitarbeiter strömt. Da stellt sich nicht nur die Frage, welches Format die langfristige Lesbarkeit der Daten garantiert und welches Archivierungssystem am besten in die vorhandene IT-Landschaft passt. Vor dem Hintergrund, dass die in einer Mail enthaltenen Informationen rechtsrelevant sind und der Gesetzgeber Vorgaben zur Email-Archivierung definiert, lautet eine der zentralen Fragen rund um die Datenspeicherung: Welches Archivierungssystem hält den gesetzlichen Anforderungen stand? Auch ein mittelständischer IT-Dienstleister sah sich mit dieser Thematik konfrontiert – und setzt seither zur Speicherung aller Dokumente ein Tool ein, das Mails und Dateien aus IBM Notes automatisch – und damit ohne Mehraufwand – in das gesetzeskonforme Archivierungsformat PDF/A konvertiert.

Die VRG- Gruppe mit Hauptsitz im niedersächsischen Oldenburg ist einer der führenden Anbieter von IT-Dienstleistungen und Standardsoftware im nordwestdeutschen Raum. Über 350 Mitarbeiter kümmern sich um Kunden aus mittelständischen Industrie- und Handelsunternehmen sowie aus dem öffentlichen Dienst und aus sozialen Einrichtungen. „Ihre IT in guten Händen“, so das Motto des Dienstleisters, der sich als „IT-Abteilung des Mittelstandes“ versteht. Grundlegend für den Erfolg seit mehr als 45 Jahren ist nicht nur ein permanent hohes Qualitätsniveau, sondern vor allem die ständige Aktualisierung des technologischen Wissens. Wer diesen Anspruch an seine eigenen Dienstleistungsprodukte hat, stellt ihn natürlich auch an die Produkte und Dienstleistungen von Geschäftspartnern. „Wir suchten für die gesetzeskonforme Speicherung von Daten nach einem Tool, das unsere IBM Notes-Dokumente in das PDF/A-Format konvertieren kann“, erinnert sich Jens Eisenblätter, Entwickler bei der VRG-Gruppe. „Schnell sind wir dabei auf die Software n2pdf von SoftVision gestoßen. Die Lösung entsprach genau unseren Anforderungen und beinhaltete zudem mehr Features als vergleichbare Konkurrenzangebote.“

Nach ersten erfolgreichen Tests im März 2010 startete der IT-Dienstleister im Oktober desselben Jahres sein umfangreiches Archivierungsprojekt.

Saubere Langzeitarchivierung

Die Software n2pdf der SoftVision Development GmbH ist eine Komplettlösung zur Konvertierung von Dateianhängen und Dokumenten in das PDF/A-Format, die speziell für die Integration in IBM Notes-Anwendungen entwickelt wurde. Üblicherweise müssen Anwender eine externe Applikationen starten, um PDF-Dateien aus IBM Notes heraus zu generieren. Das bedeutet eine Unterbrechung des Workflows und erhöht so potentielle Fehlerquellen. Mit n2pdf können nun – mit nur einem Mausklick – komplexe PDFs erzeugt werden, ohne die ursprünglichen Strukturen und Querverweise zu zerstören. Die bekannten IBM Notes-Navigationselemente, wie Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken, werden dabei übernommen und zusätzlich um neue, sinnvolle Strukturen ergänzt, zum Beispiel um ein Inhaltsverzeichnis. „Die Lösung überzeugt durch ihre Flexibilität“, sagt Jens Eisenblätter, der sich als Entwickler insbesondere darüber freut, die PDFs komplett nach seinem Wunsch gestalten zu können. Als Erweiterung ermöglicht das Tool zudem auch das Zusammenführen oder Mischen mehrerer Dokumente sowie das Setzen PDF-relevanter Einstellungen, wie z. B. Funktionen zur Sicherung und Verschlüsselung von Daten. Die Konvertierung läuft automatisch ab, so dass die Mitarbeiter keine Mehrarbeit mit der gesetzeskonform und revisionssicheren Archivierung im PDF/A-Format haben.

Einfache Implementierung, guter Bedienkomfort

Die Einführung der Software verlief reibungslos. Da die Lösung in diesem Fall serverbasiert läuft, sehen die Mitarbeiter nur das Endergebnis im Archivsystem. Auch der Administrator kam mit dem Tool sofort mühelos zurecht: „Dank der sehr guten Tutorials und einer leicht verständlichen Dokumentation des Herstellers war die Einarbeitung einfach. Es war noch nicht einmal eine Schulung notwendig“, so Jens Eisenblätter. Auch hinsichtlich der Zusammenarbeit mit SoftVision kann er nur Positives berichten: „Wenn wir den Support benötigen, können wir uns darauf verlassen, dass uns schnell und zufriedenstellend geholfen wird.“

Zwar sind es bisher nur erste Gedankenspiele, aber soviel steht fest: Für die Oldenburger IT-Profis ist es gut vorstellbar, von n2pdf Client auf die leistungsstärkere Version n2pdf Server Task umzusatteln, um so noch mehr Dokumente in noch kürzerer Zeit in das PDF/A-Format konvertieren zu können.

Dank der ausgereiften Software-Lösung für die Archivierung im Format PDF/A wissen die IT-Spezialisten nun sich und ihre Daten auf der sicheren Seite. Und so gilt die firmeneigene Maxime des Oldenburger Unternehmens von der „IT in guten Händen“ gleich doppelt.