Automatisierte PDF-Generierung zur Unterstützung von Systemprozessen

Nützlicher Helfer im Hintergrund

Ob Kundenkorrespondenz per E-Mail, Geschäftsdokumente oder via Online-Eingabemaske generierte Daten – in der digitalen Geschäftswelt laufen tagtäglich Unmengen von Daten auf, die es so systematisch wie möglich zu bewältigen gilt. Dabei werden die klassischen Aufgabenfelder des Enterprise-Content-Managements (ECM) – die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe von Content und Dokumenten – durch die Vielzahl der zum Einsatz kommenden Datenbanksystemen, Anwendungen und Dateiformate erschwert. Als besondere Herausforderung erweist sich dabei oft die Organisation eines plattformübergreifenden Austauschs von Dateien sowie die elektronische Langzeitarchivierung.

Das Management von Daten und Informationen wird für die IT-Abteilungen zu einer immer größeren Herausforderung. Nicht nur analoge Nachrichten müssen in IT-Systeme eingespeist werden, auch die Flut digitaler Informationen etwa in Form von E-Mails will bewältigt werden. Unterschiedliche Dateiformate machen das Verwalten und Verwahren von Informationen und Dokumenten noch komplizierter. Die meisten Firmen verwenden dabei das Format schlechthin für systemübergreifende Dokumente: das Portable Document Format. Seit Anfang der 1990er auf dem Markt, hat es sich längst als Standardformat für den zuverlässigen und sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten etabliert. Unabhängig vom ursprünglichen Programm, Betriebssystem oder der Hardwareplattform gewährleistet das Format die originalgetreue Weitergabe und Speicherung des Dokuments exakt so, wie der Autor es festgelegt hat. Anklickbare Inhaltsverzeichnisse und Seitenvorschauen erleichtern in langen PDF-Dokumenten gegebenenfalls die Navigation, ebenso wie Querverweise innerhalb komplexer Strukturen – wie sie auch die Grundlage der meisten Lotus-Notes-Anwendungen sind. Ebenso wie die Verwendung von PDF-Dateien erfreuen sich gleichzeitig Notes-Anwendungen großer Beliebtheit bei Firmen, da sie webbasiert sind und über den Webbrowser genutzt werden können. Der große Vorteil dabei: Zusätzliche Software-Installationen auf den Clients entfallen, und Änderungen können an einer zentralen Stelle – auf dem Webserver – vorgenommen werden. Um allerdings aus Lotus Notes heraus PDF-Dateien erzeugen zu können, greifen viele Anwender auf externe Applikationen zurück, die eine Unterbrechung des gewohnten Arbeitsablaufes mit sich bringen und so eine potentielle Fehlerquelle darstellen – sowohl für die an LotusScript gewohnten Entwickler als auch für die in Notes-Anwendungen geschulten User. Bei der Nutzung externer Software gilt darüber hinaus: Je mehr Strukturen und Querverweise der Notes-Dokumente im PDF erhalten bleiben sollen, umso mehr Anwenderwissen ist hierfür von Nöten.

Einfach für den Anwender, flexibel für den Administrator

Die Firma SoftVision bietet beispielsweise mit ihrem Tool n2pdf eine Lösung, die den Problemen bei der Umwandlung ein Ende bereitet und den Administrationsaufwand senkt. Das Tool kann aus der Notes-Anwendung heraus komplexe PDF-Dateien erzeugen, ohne die ursprünglichen Strukturen und Querverweise zu zerstören. Dabei werden die bekannten Notes-Navigationselemente, wie Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken übernommen und um neue, sinnvolle Strukturen ergänzt, zum Beispiel um ein Inhaltsverzeichnis. Als Erweiterung bzw. als Exportfilter ermöglicht das Tool zudem das Zusammenführen oder Mischen mehrerer Dokumente sowie das Setzen PDF-relevanter Einstellungen, wie z.B. Funktionen zur Sicherung und Verschlüsselung von Daten. Der Konverter agiert im Hintergrund und führt automatisch die Funktionen aus seinem Skript aus, so dass die Mitarbeiter keinerlei Mehraufwand haben und ihre gewohnten Arbeitsabläufe nicht ändern müssen. Abgesehen vom Administrator ist für alle anderen nur das Endergebnis, etwa im Archivsystem, sichtbar.

Den Anwendern ermöglicht es, ohne Unterbrechung des Workflows aus der Notes-Datenbank heraus PDF-Dateien zu erzeugen – dem Entwickler wiederum gewährt die Applikation größtmögliche Flexibilität. Insgesamt besteht die Lösung aus drei Teilen: Der n2pdf Client wird auf dem lokalen Rechner des Users, der Server Agent wiederum wird auf dem Domino Server installiert, wobei es letzterer erlaubt, PDF-Dateien im Hintergrund oder in webbasierten Anwendungen zu erzeugen. Anwender können die Lösung mittels Server Agent auf ihrem PC nutzen, ohne dass diese auf dem Notes Client installiert werden muss. Beide Produktteile werden über die Programmiersprachen LotusScript oder Java in die Anwendung integriert. Die dritte Komponente n2pdf Server Task hingegen ist eine fertige Komplettlösung zur Erstellung von PDFs, ohne hierfür programmieren zu müssen. Installiert auf dem Domino-Server oder als Stand-Alone-Version auf dem Client, empfängt, bearbeitet und versendet der Server Task Aufträge zur PDF-Erstellung mittels zweier Notes-Datenbanken.

Die eigentliche Erzeugung der PDF-Datei erfolgt bei Nutzung in fünf Schritten. Zunächst werden eine Job-ID sowie die nötigen Strukturen im Hauptspeicher des Computers geschaffen. Es folgt, zweitens, die Festlegung der Datei-Einstellungen – wie zum Beispiel die Definition der Sicherheitseinstellungen und des Inhaltsverzeichnisses. In einem dritten Schritt müssen die Notes-Dokumente und Felder gesucht und ausgewählt werden, die der PDF-Datei schließlich hinzugefügt werden. Anschließend wird die eigentliche PDF-Datei nach den zuvor definierten Vorgaben erzeugt.

Zahlreiche Einsatzmöglichkeiten

Einsatz finden solche Lösungen etwa im Rahmen einer gesetzeskonformen und revisionssicheren Langzeitarchivierung von Geschäftsdaten wie z.B. E-Mails samt Attachments, Kundendaten oder Personalakten, wie sie von den Bestimmungen des Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) festgelegt werden. Im Falle einer elektronischen Archivierung ist hierfür entscheidend, dass die entsprechenden Dokumente unveränderbar sind und bis zum Ablauf der Archivierungsfrist – in der Regel sechs bis zehn Jahre – plattformunabhängig lesbar bleiben. Grundlage der gesetzeskonformen Archivierung bildet die ISO-Norm 19005-1:2005, die dem Format PDF/A zugrunde liegt. Features zum Anbringen von digitalen Unterschriften, Zertifizierungen oder Zeitstempel schützen PDF-Dateien vor Manipulationen – eine wichtige Voraussetzung unter anderem für eine rechtssichere elektronische Rechnungsstellung. Technisch möglich wird dies beispielsweise durch plattformunabhängige, Java-basierte PDF-Server wie z.B. webPDF von SoftVision. Damit Dienste zur PDF-Verarbeitung möglichst nahtlos in die Betriebsabläufe integriert werden können, sind diese für Entwickler mit flexiblen Schnittstellen ausgestattet.

Der Bereich Langzeitarchivierung deckt aber nur einen kleinen Teil der Einsatzmöglichkeiten solcher Lösungen ab: Ebenso können etwa per Fax gesendete Nachrichten oder über Online-Eingabemasken auf der Unternehmenshomepage eingehende Anfragen über Notes gesteuert, konvertiert und gespeichert werden. Darüber hinaus liefert diese Lösungen eine optimierte Druckvorstufe, durch die der Workflow der Notes-gestützten Geschäftsprozesse erheblich optimiert wird.

Unter dem Strich lässt sich festhalten, dass Unternehmen von der automatisierten PDF-Generierung, die eine Datenaufbereitung und Dokumentenverwaltung aus Lotus Notes heraus unterstützt, enorm in ihren systemspezifischen Prozessen profitieren. Indem Anwendungen im Hintergrund laufen, können sich Anwender und Administratoren auf die professionelle Betreuung von Projekten oder Kunden konzentrieren, statt sich mit umständlichen und fehlerträchtigen externen Konvertierungsprogrammen aufzuhalten. Den Entwicklern ermöglichen solche Lösungen zudem größtmögliche Flexibilität bei der Installation und Integration in die bestehenden Notes-Anwendungen.