Praxis-Beispiel Archivierung aus HCL Notes Domino

In unserem Anwendungsfall geht es um die vollständige Konvertierung einer gesamten Datenbank inklusive aller Dokumente samt Fehler-Überprüfung und Protokollierung.

Wie sieht ein Archivierungs-Projekt mit n2pdf als Komplettlösung für Notes/Domino konkret aus? In diesem Fallbeispiel wurde für ein Unternehmen eine große Menge an Datenbanken mit allen Dokumenten in PDF/A konvertiert, damit diese aus Notes heraus einem Langzeitarchiv zugeführt werden konnten. Neben dieser Variante gibt es natürlich auch noch die Möglichkeit, die Daten auf einer Festplatte zu speichern und dann durchsuchen zu können.

Fallbeispiel Archivierungsprojekt mit n2pdf

Ein häufiger Fall ist, dass Unternehmen eine Lotus-Notes Umgebung einsetzen, welche für die E-Mail-Kommunikation genutzt wird. Wenn diese Umgebung abgeschaltet werden soll ergibt sich die Frage, wie man eine vernünftige Archivierung umsetzen kann und es ermöglicht wird, dass die E-Mails und ihre Anhänge weiterhin problemlos gefunden und gelesen werden können. Dabei soll aber nicht mehr auf den Lotus Notes-Clients zugegriffen werden.

Bei einem solchen Archivierungsprojekt werden alle Dokumente in ein gewünschtes Format (beispielsweise PDF/A-3b) umgewandelt. Die dabei zu konvertierenden Datenbanken können dann vom Unternehmen in eine Langzeitspeicherlösung überführt werden.

Mit n2pdf Archive ist es problemlos möglich eine Vielzahl an Datenbanken mit einer großen Menge an E-Mails und Dokumenten zu konvertieren. Nicht selten handelt es sich dabei um Hunderte Datenbanken mit einigen Millionen Dokumenten.

Langzeitarchivierung mit n2pdf Archive – Praxis-Beispiel

In unserem Praxis-Beispiel ging es um die Archivierung einer großen Menge an Datenbanken. Zur Umsetzung eines solchen Archivierungsprojekts haben wir n2pdf Archive empfohlen. Mit dieser Software wurden dann die Notes-Datenbanken auf den Server des Unternehmens konvertiert. Für den Zeitraum des Projekts wurde es ermöglicht, dass n2pdf Archive mit erweiterten Instanzen gestartet wurde, um die Durchführung eines solch großen Archivierungsvorgangs zu beschleunigen.

Detaillierter Projekt-Ablauf Schritt für Schritt:

  • Im Normalfall erfolgt die Installation durch Mitarbeiter des Unternehmens selbst wobei SoftVision entsprechende Unterstützung, wenn nötig bietet.
  • Die Konfiguration erfolgte dann ausschließlich durch SoftVision.
  • Um für das komplette Projekt einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen musste zusätzlich eine vollständige Liste der zu konvertierenden Datenbanken und auch der erforderlichen Zugriffsrechte auf den Server sowie den zu konvertierenden Datenbanken selbst erfolgen.
  • Dabei wurde dann auch das Ziellaufwerk und die Namenskonventionen festgelegt
  • Für die Durchführung wurden drei VPN Zugänge (Citrix Zugänge) bereitgestellt.
  • Zusätzlich erfolgte ein ausführliches Reporting (dazu können z.B. die Menge der E-Mails vor der Konvertierung gehören, die Konvertierungsfehler, die auftreten können oder die Anzahl der Ordner aus der Notes-Datenbank.

Flexible Möglichkeiten der Lizensierung

Bei der Lizensierung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten und wird individuell angepasst. Neben dem hier beschriebenen Fall wo die Lizensierung angepasst wurde kann man auch das Produkt kaufen oder eine bereits bestehende Lizensierung verwenden. Es gibt daneben die Möglichkeit, dass wir bei der Umsetzung eines solchen Archivierungsprojekts die Erstellung einer internen erweiterten n2pdf Archive Lizenz und selbstverständlich auch Unterstützung bei der Installation und Konfiguration anbieten. Zusätzlich können eine Datenbank Liste und die Eckdaten zur Ablage beschafft werden. Dann erfolgt die Erstellung der Musterjobs/Jobs (inkl. Metadaten) sowie die Durchführung der Konvertierung. In einem letzten Schritt werden die Archive überprüft.

Warum n2pdf Archive? – Archivierung kompletter Datenbanken

Wenn Sie Inhalte und Anhänge aus Notes in einem PDF oder PDF/A-Format archivieren möchten und dabei eine gesamte Datenbank archivieren möchten, ist n2pdf Archive optimal. Es können problemlos  ganze PDF-Archive aus Notes-Anwendungen oder Notes-Mailboxen erstellt werden. Die Archiv Erstellung erfolgt ohne Programmierung durch einen Einmal-Auftrag oder zur fortlaufenden Archivierung. Dabei werden die Datenstrukturen der Notes-Anwendungen übernommen und im PDF-Archiv abgebildet. Danach sind die PDF Dokumente außerdem bequem durchsuchbar: n2pdf Archive – Search & View. Hinzu kommt ein weiterer Vorteil: Die Verwendung ist in anderen Archivierungssystemen möglich durch Integration von XML-Metadaten (XMP)

Mehr Infos im Video:

In der Regel treten Unternehmen an uns heran, wenn sie IBM Notes nutzen und eine rechtskonforme und dauerhafte Lösung für eine Archivierung suchen. Alle Dokumente und E-Mails sollen dabei in ein Format überführt werden, bei dem die Daten langfristig lesbar sind. Die Unternehmen sind dann auf der Suche nach einem Tool, dass alle Mails und Dateien automatisch aus IBM Notes heraus in PDF/A konvertiert. Die Software n2pdf überzeugt dann schließlich durch entsprechende Features. Einer der Vorteil von n2pdf ist, dass die Anwender keine externe Applikation starten müssen. Hinzu kommt, dass die ursprünglichen Strukturen und Querverweise im PDF erhalten bleiben.

Das ist vor allem für Nutzer von IBM Notes interessant, da die bekannten IBM Notes-Navigationselemente, also Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken ganz einfach übernommen werden und sogar zusätzlich um neue, sinnvolle Strukturen ergänzt (beispielsweise Inhaltsverzeichnis). Die komfortable Bedienung und die einfache Implementierung überzeugen vor allem Administratoren und Entwicklern. Den Entwicklern in den entsprechenden Unternehmen kommt es sehr entgegen, dass man die PDF Dokumente individuell anpassen kann. Als zusätzliches Feature kann man verschiedenen Dokumente zusammenführen oder Funktionen zur Verschlüsselung von Daten nutzen.