Ein optimaler Workflow beginnt schon beim Datenmanagement

Schweizer Consulting Unternehmen setzt ganzheitlich auf Druck- und Konvertierungs-Tools zur Verarbeitung von Notes-Inhalten

In vielen Unternehmen geht unnötig viel Zeit mit administrativen Arbeiten verloren. Grund dafür sind oft falsch oder gar nicht genutzte Programme, fehlende Tools zur Verbindung von verschiedenen Softwaresystemen und ein unübersichtliches Datenmanagement. Einfachheit, Einheitlichkeit, Transparenz und eine gute Schulung der Mitarbeiter sind hier die Schlüssel zum Erfolg. Doch gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen ist oft keine Zeit sich mit den kleinen Problemen, wie z. B. einer sicheren PDF-Datenaufbewahrung oder Druckapplikationen für Daten aus Lotus Notes und den verschiedenen Softwarelösungen, auseinanderzusetzen. Unternehmensberatungen übernehmen meist diesen Part und unterstützen bei der Planung und Umsetzung von Prozessoptimierungsmaßnahmen. Die Novateam Consulting S.A. übernimmt für ihre Kunden diese Aufgaben und berät u. a. Firmen bei der Integration von Tools zur Verarbeitung und Überwindung von Druckschwierigkeiten von Informationen und Daten aus Lotus Notes oder Web-Applikationen. Dabei setzt das Schweizer Unternehmen auf die Tools von SoftVision und schöpft aus den Erfahrungen, die das Team im eigenen Büroalltag mit den SoftVision-Applikationen NotesToPaper und n2pdf macht.

Novateam Consulting S.A. ist eine Unternehmensberatung, die sich auf die Optimierung und Integration von Collaborative Solutions spezialisiert hat. Von der Beratung über die Machbarkeitsstudie bis zur Softwareprogrammierung und Integration wird alles realisiert. Das Schweizer Team erarbeitet für den öffentlichen und privaten Sektor modernste technologische Lösungen, die im jeweiligen Unternehmen zur Prozessoptimierung und zum besseren Workflow beitragen. Auch Workshops und interne Schulungen von Mitarbeitern werden von Novateam Consulting übernommen. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Genf sieht sich als Bindeglied zwischen Menschen, Prozessen, Technologie und der Geschäftsstrategie. Daher sei es wichtig eine langfristige und nachhaltige Beziehung zu den Kunden und gegenseitiges Vertrauen aufzubauen, erklärt Jean-Christophe Puthod, Geschäftsführer bei Novateam Consulting. Nach dieser Maxime wird auch mit den Business- und Kooperationspartnern verfahren. Bereits seit der Firmengründung im Jahr 2001 wird mit dem deutschen Unternehmen SoftVision aus Fulda im Bereich Applikationen für Lotus Notes zusammengearbeitet. Dabei sind die Produkte NotesToPaper und n2pdf von SoftVision nicht nur in die eigene IT-Architektur integriert, sondern werden auch an Kunden weiterempfohlen. Gemeinsam arbeiten Novateam Consulting und SoftVision an kundenspezifischen Lösungen. Novateam Consulting installiert die individuelle Lösung dann auch direkt in die IT-Landschaft des Kunden.

Reibungsloser Informationsaustausch

Aus eigener Erfahrung lernen: Die Mitarbeiter von Novateam Consulting kennen selbst die Tücken des Büroalltags und wissen deshalb, welche Programme den Workflow verbessern und welche unnötig aufhalten. Das Unternehmen verwaltet genauso wie viele andere seine Datenbanken mit Web-Applikationen, die auf Lotus Domino basieren. Dieses System hat aber einige Schwächen im Alltagsgebrauch, wie z. B. beschränkte Druck- und Archivierungsmöglichkeiten. Novateam Consulting setzt daher bereits seit 2001 auf die Lösungen NotesToPaper und n2pdf von SoftVision. Die serverbasierte Lösung zur Erstellung und Verarbeitung von PDF-Dokumenten ist seit vielen Jahren im Einsatz. „Die Applikation n2pdf ist für uns besonders im Bereich Customer-Relationship-Management und als Invoice Solution hilfreich. Sie erspart uns Zeit und bringt Ordnung in die zum Teil sehr unterschiedlichen Datenformate“, erklärt Jean-Christophe Puthod. „Auch zur Erstellung von Reports und wichtigen PDF-Dokumenten kommt sie fast täglich zum Einsatz. NotesToPaper hingegen ermöglicht saubere Ausdrucke von Notes-Inhalten ohne die gewohnten Arbeitsabläufe durch Zwischenschritte unterbrechen zu müssen.“ Jean-Christophe Puthod sieht das als klaren Vorteil: „Wir empfehlen diese Tools gern an unsere Kunden weiter, weil alle Applikationen im Hintergrund laufen und den Arbeitsfluss nicht unnötig stören.“

Zusammen die Zukunft gestalten

Bei Novateam Consulting ist man sowohl von der Architektur der Software als auch von der Zusammenarbeit begeistert. Die langjährige Business-Partnerschaft, die die Unternehmen verbindet, wird auch in Zukunft weiter ausgebaut: Auch das ICM-Dokument-Management-System und die Möglichkeit einer vertikalen Integration mit IBM-Systemen soll verstärkt an die Kunden herantragen werden. Gemeinsam setzen Novateam Consulting und SoftVision auch kundenspezifische Projekte um, indem sie die IT-Architektur bedürfnisgerecht entwerfen und umsetzen. „Am Anfang eines jeden Auftrags setzen wir uns mit unseren Ansprechpartnern von SoftVision auseinander und evaluieren, was es für Möglichkeiten gibt und wie die individuelle Lösung aussehen könnte“, erklärt Jean-Christophe Puthod. „Trotz der Kommunikation über die schweizerisch-deutsche Landesgrenze hinweg, gibt es keinerlei Schwierigkeiten oder Zeitverzögerungen“, berichtet Jean-Christophe Puthod, erfreut über die unkomplizierte Zusammenarbeit.