Geschäftsprozesse mit n2pdf digitalisieren
Moderne Dokumentenverarbeitung: Büro- und Verwaltungsprozesse optimieren mit der Komplettlösung n2pdf
Fast alle Unternehmen modernisieren immer wieder ihre Arbeitsprozesse, um digitalen Anforderung gerecht zu werden und um zeitaufwändige Abläufe zu beschleunigen. Denn bei digitalen Abläufen hat man den Vorteil, dass man größere Unabhängigkeit und Flexibilität schaffen kann. Sie können beispielsweise von überall arbeiten. Ob im Homeoffice, im Büro oder unterwegs. Die Standort-Unabhängigkeit ist ein wichtiges Argument, das für die Umsetzung digitaler Arbeitsprozesse spricht. Dazu kommt, dass Arbeitsabläufe effizienter und effektiver ablaufen können.
Generell bringen Büro- und Verwaltungsprozesse, die frei von Medienbrüchen sind einen deutlichen Mehrwert für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. In diesem Zusammenhang lohnt es sich immer wieder darüber nachzudenken, ob und wie man papierbasierte Prozesse teilweise oder in Gänze abschaffen oder minimieren kann. Oder wie man es schafft, alle im Unternehmen anfallenden Dokumente und E-Mails samt Anhängen in einem einheitlichen Format vorliegen zu haben. Denn idealerweise kann man so alle Dokumente entsprechend archivieren.
Die Nachteile an nicht-einheitlichen Datenformaten innerhalb eines Unternehmens liegen auf der Hand: Niemand durchblickt mehr den Umgang mit den verschiedenen Formaten. Hinzu kommt, dass bestimmte Prozesse gar nicht mehr ausgeführt werden können oder zeitintensiv werden aufgrund von Inkompatibilitäten, Versions-Updates und immer wieder verschiedene Anwendungen genutzt werden müssen. Außerdem wird der Versand digitaler Dokumente und Grafiken fehleranfälliger und zeitaufwendiger. Wir empfehlen ein einheitliches Format innerhalb eines Unternehmens, im besten Fall für alle Dokumente. Möglich werden kann dies durch eine Software, welche die unzähligen anfallenden Dateiformate in das PDF bzw. PDF/A Format konvertiert und somit vereinheitlicht.
Wenn Sie einen zentralen PDF-Server nutzen, um PDF-Dokumente zu erstellen und zu verarbeiten, haben Sie dann ideale Bedingungen geschaffen, um Ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren und somit effektiv zu nutzen.
Ein wichtiger Faktor bei der Umstellung auf digitale Prozesse bei Unternehmen ist zu beachten, dass es in jedem Unternehmen bereits eine bestehende IT-Landschaft gibt, die mit bedacht werden muss. Ein echter Mehrwert entsteht nur, wenn es einen durchgängigen Ablauf und Automatisierung von Prozessen geben kann. Unsere Software fügt sich nahtlos in bestehende Strukturen ein und kann ideal an die jeweiligen individuellen Gegebenheiten angepasst werden. n2pdf wurde dabei speziell für HCL Notes Domino entwickelt.
Ein weiteres Argument dafür digitale Prozesse im Unternehmen zu fördern und auszubauen ist, dass bei digitalen Prozessen eine größere Flexibilität möglich ist, wenn sich Kundenwünsche und Geschäftsbedingungen ändern. Und nachweislich spart man durch automatisierte Abläufe im Unternehmen Geld und Zeit ein.
Sie nutzen Notes Domino ehemals Lotus Notes?
n2pdf als Lösung für PDF-Erzeugung aus Lotus Notes/Domino
Zwei wichtige Gebiete, die bei digitalen Geschäftsprozessen eine Rolle spielen sind E-Mail-Archivierung (oder Datenaustausch allgemein) sowie Langzeitarchivierung mit PDF/A. Unsere Software n2pdf ist geeignet für PDF-Erstellung für Notes Client und Domino Server und ist somit ideal für die Konvertierung Ihrer digitalen Dokumente und Dateianhänge in das PDF-Format geeignet. Mit n2pdf können Sie zusätzlich auch Dateianhänge verarbeiten.
Das Ausgangsformat spielt bei der Konvertierung in PDF hier eine untergeordnete Rolle, da mit n2pdf (bzw. zusammen mit webPDF) so gut wie jedes Datenformat umgewandelt werden kann und Sie zudem die jeweilige Originalanwendung nicht benötigen. Ein weiterer wichtiger Vorteil für Notes User ist außerdem, dass Sie mit n2pdf entsprechende Strukturen hinzufügen können. Sie haben die Möglichkeit, Dokumentenverknüpfungen mit ins PDF zu übernehmen, auch Inhaltsverzeichnisse sind möglich.
Mit n2pdf können Sie eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, angepasst ans jeweilige Unternehmen, umsetzen und so Ihre Büro- und Verwaltungsprozesse optimieren. Hinzu kommt, dass Notes-Inhalte so standardisiert auch Anwendern zur Verfügung stehen kann, die selbst kein Notes installiert haben.