Haspa verbessert Workflow von Geschäftsprozessen durch Software-Modul für Lotus Notes

Kontinuierliches Wachstum durch kundenorientierten Service: Haspa verbessert Workflow von Geschäftsprozessen durch Software-Modul für Lotus Notes

Geld ist ein sensibles Thema und wichtige Lebensgrundlage zugleich: Kunden stellen daher besonders hohe Ansprüche an das Leistungsspektrum und die Vertrauenswürdigkeit ihrer Bank. Maßgeschneiderte Dienstleistungspakete, individueller, schneller und ergebnisorientierter Service sowie ein Maximum an Transparenz für Kunden und Betreuer sind deshalb entscheidende Faktoren für die Wirtschaftlichkeit eines Geldinstitutes. Da optimaler Service einen effizienten Workflow voraussetzt, nutzt die Hamburger Sparkasse (Haspa) seit einigen Jahren eine Software-Erweiterung für Lotus Notes, die ihre Mitarbeiter in der Datenaufbereitung und Dokumentverwaltung aus Lotus Notes heraus unterstützt.

Mit einer Bilanzsumme von 38,6 Milliarden Euro, 1,5 Millionen Kunden und rund 5.700 Mitarbeitern in 250 Filialen, ist die Haspa die größte und kundenstärkste Sparkasse in Deutschland. Das Kreditinstitut bietet ein maßgeschneidertes und umfassendes Spektrum an Finanzdienstleistungen für die verschiedensten Kundengruppen: vom Kleinkind, über Private Banking Kunden und Existenzgründer bis hin zu Kleingewerbetreibenden und mittelständischen Unternehmen. Ein hohes Einlagenwachstum und rund 80.000 Neukunden allein im vergangenen Jahr sind nicht nur ein großer Vertrauensbeweis für das Kreditinstitut, sondern zudem Ausdruck hoher Zufriedenheit seitens der Kunden. Kontinuierliches Wachstum erzeugt  jedoch auch ein höheres Volumen an Geschäftsprozessen, was Finanzberater und IT-Support des Kreditinstitutes stets vor große Herausforderungen stellt.

Flexibilisierung der Geschäftsprozesse durch optimierte Druckvorstufe

Mehr Kunden bedeuten auch ein mehr an Verträgen und ein mehr an Korrespondenz. Dadurch steigt auch das im Tagesgeschäft der Filialen zu bewältigende Druckvolumen ständig.
Da Lotus Notes nicht für den Druck von Dokumenten ausgerichtet ist, hatte das Tool bereits im Jahr 2007 seine Grenzen erreicht. „Aus Lotus Notes heraus zu drucken, ist sehr schwierig. Es geht zwar, aber man muss einen sehr aufwendigen Umweg über Tabellen und Masken gehen, um ein befriedigendes Ergebnis zu erreichen. Beim Druck von Texten oder Formularen kam es ständig zu Verschiebungen der angelegten Layouts und Formatierungen. Die Seitenumbrüche waren falsch und häufig sogar völlig sinnentfremdet. Wir mussten bei jedem Druck manuell nachbessern. Das wurde einfach immer aufwendiger“, erklärt Stefan Dietz, Lotus Notes Entwickler bei der Haspa, die Ausgangsproblematik.
Aus diesem Grund entschied man sich, nach druckoptimierenden Software-Lösungen zu suchen, die aus Lotus Notes heraus angesprochen werden konnten. Das Tool sollte zudem variabel zu programmieren sein, um auf veränderte Anforderungen reagieren zu können. Mit maximaler Steuerungsflexibilität und einer optimierten Druckvorstufe durch die Erzeugung von einheitlichen PDF-Formaten, war Stefan Dietz schnell von der Leistungsfähigkeit des Moduls n2pdf Server Agent von SoftVision überzeugt. „Ich weiß gar nicht, ob es auf diesem Gebiet überhaupt ein Konkurrenzprodukt gibt. Ich jedenfalls bin bei der Recherche relativ schnell bei SoftVision gelandet. Ich habe dann einige Demonstrationen der Programm-Erweiterung gesehen und war begeistert, denn das Tool erfüllte genau unsere Anforderungen. Und auch das Preis-Leistungs-Verhältnis war gut“, so Dietz.

Reibungslose Programmeinführung, erweiterte Performance

Die Einführung des n2pdf Server Agent im Jahr 2007 erfolgte zügig und ohne Probleme. Das Modul wurde zunächst routinemäßig auf einem Testserver installiert, bevor es auf den Systemservern aufgespielt wurde. Nach Fertigstellung des Installationsprozesses auf der zentralen Lotus Notes Server-Farm, auf die die Mitarbeiter der rund 250 Standorte über das hausinterne Intranet zugreifen, war das Tool bereits nach wenigen Minuten voll einsatzbereit. „Die Software ist leicht verständlich, schon nach kurzer Zeit konnten wir mit dem Tool gut arbeiten. Wenn wir an einer Stelle nicht weiterkamen, hat uns der Support von SoftVision schnell und kompetent unterstützt. Wir Entwickler und Programmierer haben mit dem n2pdf Server Agent nicht nur ein Modul bekommen, das Druckinhalte in PDFs umwandeln kann, sondern gleichzeitig ein umfangreiches Werkzeug, das es uns erlaubt, das Notes-Anwendungsportfolio durch neue Lösungen zu optimieren. Damit können wir das hausinterne System flexibel an die verschiedenen Geschäftsprozesse anpassen. Es eröffnet uns auch die Möglichkeit, ansprechende Layouts und Formatierungen im Schriftverkehr einzusetzen. Auch die Ausweitung der Anwendung zum Beispiel auf die Datenarchivierung ist möglich. Im Moment ist das verbesserte Druckverfahren ein erster Meilenstein für uns. Aber das Thema Datenarchivierung durch die Erzeugung von standardisierten PDF/A-Formaten wird in Zukunft sicherlich noch eine wichtige Rolle spielen“, zieht Dietz ein erstes Fazit. Da das Modul ganz neue Möglichkeiten für die Portfolio-Entwicklung eröffne, lasse sich ein konkreter Kosten-Nutzen-Faktor für die Haspa derzeit nur schwer errechnen. Dennoch ist der Lotus Notes Entwickler von der Wirtschaftlichkeit der Anwendung überzeugt. „Allein für den Druck bedeutet das Tool eine große Zeit- und Kostenersparnis für die Haspa. In Konkreten Zahlen lässt sich der Erfolg derzeit aber nur schwer messen, da wir damit nun auch Anwendungen entwickeln können, die es vorher gar nicht gab.“

Unsichtbarer Helfer im Hintergrund: Keine Anwenderschulung notwendig

Nicht nur für die Lotus Notes Entwickler bei der Haspa bietet der n2pdf Server Agent große Vorteile. Auch die Finanzberater können von der flexiblen Funktionalität sowie der benutzerfreundlichen Bedienbarkeit profitieren. „Da das Modul gut an die Syntax von Lotus Notes angepasst und hervorragend dokumentiert ist, war eine Schulung unseres Entwicklerteams nicht notwendig. Die Software läuft im Hintergrund auf unseren Notes-Servern und die Berater sehen nur das durch n2pdf optimierte Ergebnis. Die Einführung des Moduls bedeutete keine große Umstellung für unsere Mitarbeiter. Die Druckfunktion kann in ausgewählten Notes-Anwendungen über einen zusätzlichen Button aus unserem System heraus gestartet werden. Eine Anwenderschulung war gar nicht nötig, da die Anwender mit dem Tool selbst nicht in Berührung kommen.

Die Performance unserer Anwendungen hat sich durch die Einführung des n2pdf Server Agent nicht verändert. Rund 3.000 Haspa-Mitarbeiter greifen im Tagesgeschäft bereits auf das Modul zurück. Wenn sie beispielsweise für den Kunden ein Konto zum Online Banking freischalten möchten, haben sie nun eine Maske zur Verfügung, mit der sie die gesamte Vertragsabwicklung steuern können. Die relevanten Daten werden dort eingetragen, anschließend erhält der Kunde die Druckversion zur Unterschrift“, nennt Dietz ein Beispiel für den optimierten Workflow der Geschäftsprozesse. Durch seine entlastende Funktion und seine universelle Einsetzbarkeit in der Portfolioentwicklung, möchte die Haspa auch in Zukunft auf eine Zusammenarbeit mit SoftVision bauen.