Fallbeispiel – IBM Notes: Revisionssichere Archivierung
Wie geht man mit der täglichen E-Mail Flut um und wie kann man in dieser Flut eine systematische Archivierung vornehmen? Genau vor solch einer Fragestellung stehen viele Unternehmen. Generell muss eine große Anzahl an E-Mails bewältigt werden. Hinzu kommt, dass man sich eine Methode zur Archivierung überlegen muss, die geschäftliche Korrespondenz von privater trennt und trotzdem allen Anforderungen der rechtskonformen Archivierung entspricht und alle Aufbewahrungsfristen berücksichtigt.
Man steht also vor dem Problem, dass nicht nur Kundenmails, sondern auch relevante E-Mails von Projekten zentral auffindbar sein sollen, um besonders effizient arbeiten zu können. Die Archivierung sollte dabei möglichst passgenau in die IT-Landschaft integriert werden, um den Aufwand für die Mitarbeiter gering zu halten. Außerdem sollen die Daten möglichst lange lesbar bleiben.
n2pdf für eine revisionssichere Archivierung nutzen
n2pdf bietet für dieses Problem eine Lösung: Die Sicherung der elektronischen Post und aller relevanten Dokumente erfolgt im Standardformat PDF. Dafür setzt man auf eine Software, die, als Zusatz-Tool für IBM Notes, E-Mails (und auch andere Notes-Dokumente) auf Knopfdruck als PDF-Dokument erstellt, um sie so in einem zentralen System ablegen und revisionssicher speichern zu können.
n2pdf ist eine Komplettlösung zur Konvertierung von Dateianhängen und Dokumenten in das PDF-Format, die speziell für die Integration in IBM Notes-Anwendungen entwickelt wurde. Normalerweise müssen Anwender externe Applikationen nutzen, um PDF-Dateien aus IBM Notes heraus zu erzeugen. Das bedeutet eine Unterbrechung des Arbeitsablaufs, woraus sich mögliche Fehlerquellen ergeben.
Mit n2pdf können auf Knopfdruck komplexe PDFs erzeugt werden, ohne die ursprünglichen Strukturen und Querverweise zu zerstören. Die bekannten IBM Notes Navigationselemente, wie Verweise auf Dokumente, Ansichten oder Datenbanken werden dabei übernommen und zusätzlich um neue, sinnvolle Strukturen ergänzt, zum Beispiel mit einem Inhaltsverzeichnis. Als Erweiterung bzw. Exportfilter ermöglicht das Tool auch das Zusammenführen oder Mischen mehrerer Dokumente sowie das Setzen PDF-relevanter Einstellungen, wie z. B. Funktionen zur Sicherung (z.B. digitale Signaturen) und Verschlüsselung von Daten.
Das bedeutet, dass Unternehmen, die auf der Suche nach einem Tool für die systematische Archivierung ihrer E-Mails aus IBM Notes sind, mit n2pdf eine Möglichkeit haben, eine Konvertierung in PDF automatisch ablaufen zu lassen. So haben die Mitarbeiter bei der Ablage der E-Mails keinen Mehraufwand und Arbeitsabläufe müssen nicht unterbrochen werden. Sowohl Entwickler als auch Anwender kommen schnell mit dem Tool zurecht und brauchen keinen großen Schulungsaufwand. Die Konvertierung und Archivierung der Korrespondenzen läuft dabei im Hintergrund ab, damit die professionelle Betreuung von Projekten und Kunden immer im Vordergrund stehen kann.
Konkrete Vorteile beim Einsatz zusammen mit IBM Notes
Die Mitarbeiter können dank n2pdf beispielsweise ihre Mails als PDF nach Projekten sortiert im Dokumenten-Management-System ablegen und schnell wieder auffinden. Sehr nützlich ist dabei das Widget, mit dem sich E-Mails selektieren und dann gezielt ablegen lassen. So lässt sich z.B. eine Trennung der E-Mails nach betrieblicher und ggf. privater Kommunikation leicht durchführen. Für Entwickler stellt die Komplettlösung neue Befehle zur Verfügung, wobei die Integration in eine beliebige IBM Notes-Datenbank, z. B. über eine Script Library oder Java, möglich ist. Die Funktionen werden dem Anwender dann mittels eines Schalters in der Aktionsleiste der Anwendung bereitgestellt. Auf dem IBM Domino Server ist die Integration über einen Agenten möglich, der dann auch in Web-Anwendungen genutzt werden kann.
Nützliche Features für einen optimalen Arbeitsablauf
Die aktuelle Version n2pdf 5.0 kann auf dem Notes Client (32bit) oder Domino Server (32/64bit) eingesetzt und auch über die Java-Programmierung in IBM Notes/Domino oder externen Domino-Anwendungen verwendet werden. Ebenso sind das Erstellen von PDF/A-Dokumenten und das Anbringen von digitalen Unterschriften und Zertifizierungen möglich. Auch Zeitstempel einer Time Stamp Authority (TSA) werden unterstützt. Neben dem PDF können Dokumente zusätzlich als TIFF, JPEG, PNG oder BMP Grafiken exportiert werden.
Weitere Fallbeispiele finden Sie hier in Form von konkreten Anwenderberichten unserer Kunden.