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Mail-Archivierung mit PDF/A – Ignoranz trotz gesetzlicher Bestimmungen?

Das gesetzeskonforme Archivieren von E-Mails wird in vielen Unternehmen trotz eindeutiger Regelungen immer noch vernachlässigt. Dabei kann es unter Lotus Notes/Domino so einfach sein – wenn Sie die richtigen Produkte einsetzen. Entwickeln Sie zusammen mit n2pdf die optimalen Anwendungen für Ihr Unternehmen!

n2pdf stellt Ihnen eines der wichtigsten Kriterien zur Durchführung einer optimalen und gesetzeskonformen Archivierung zur Verfügung: PDF/A (ISO-Norm 19005).

n2pdf unterstützt PDF/A

PDF/A ist eine durch die ISO genormte Version des "Portable Document Formats" (PDF). PDF/A (A = Archivierung) ist eine Untermenge der Möglichkeiten von PDF speziell für die Anforderungen der Langzeitarchivierung und der Barrierefreiheit sowie für die Wiedergabe auf mobilen Endgeräten wie PDAs. Diese Norm ist eine Untermenge des PDF-Formats und in den Teilen PDFA-1, PDF/A-2 und PDF/A-3 veröffentlicht worden:

  • ISO-19005-1 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
  • ISO 19005-2:2011 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)
  • ISO 19005-3:2012 – Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 3: Use of ISO 32000-1 with support for embedded files (PDF/A-3)

Dieser Standard stellt eine zukünftige Benutzbarkeit/Lesbarkeit Ihrer PDF/A-Dokumente sicher.

Die Norm spezifiziert drei Ebenen von Übereinstimmungsgraden (Konformität):

  • Level A conformance – Sowohl eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit wie auch Abbildbarkeit von Text nach Unicode und inhaltliche Strukturierung des Dokuments
  • Level B conformance – Lediglich eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit
  • Level U conformance – Wie "B" mit der zusätzlichen Anforderung, dass der Text in Unicode-Zeichen abbildbar ist

    n2pdf unterstützt PDF/A-1 bis PDF/A-3 in allen drei Konformitätsebenen.