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Archivierung mit n2pdf Archive

Das Thema "Elektronische Archivierung" oder die Migration von Mail- und Groupware-Anwendungen auf eine andere Plattform stellen Unternehmen immer wieder vor schwierige Problemstellungen. Allzu oft wird dabei der Wert von Informationen im Unternehmen unterschätzt.

Dabei steht meist die zentrale Frage

  • "Was machen wir mit den Daten und Dokumenten unserer Anwendungen?"

im Fokus.

Neben der grundsätzlichen Entscheidung zur fortlaufenden E-Mail-Archivierung oder der Einmal-Archivierung, im Zusammenhang mit der Ablösung komplexer Business-Anwendungen, folgen oft Fragen zur langfristigen Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit der archivierten Datenbestände. Aber natürlich drängt sich auch die Fragestellung nach der späteren, zielgerichteten Auffindbarkeit wichtiger gespeicherter Informationen auf.

Unser n2pdf Archive entstand auf Basis vieler Kundenprojekte und entwickelte sich zu einer Standardapplikation, die genau diese Fragen beantworten kann. Egal, ob im Rahmen der dauerhaften E-Mail-Archivierung oder zur Ablösung von existierenden Lotus-Notes-Anwendungen – das n2pdf Archive bietet ein umfassendes Lösungsszenario.

PDF als Standard für die Archivierung

Beim n2pdf Archive steht das PDF-Format als zentrales Format für die Archivierung im Zentrum. Die Wahl des PDF-Formats zum "Archivformat" bietet hier viele Vorteile gegenüber anderen Konzepten. Neben der essenziellen Möglichkeit, die Inhalte der Dokumente effizient durchsuchen zu können, ist es auch möglich, Bild- und Textinhalte differenziert zu behandeln, um die Daten optimal für eine spätere Verwendung vorzubereiten. Durch die Anreicherung der PDF-Inhalte mit XML-Metadaten (XMP), eignet sich das Format hervorragend zur Filterung und Klassifizierung Ihrer Datenbestände.

Durch Nutzung von dynamisch berechneten Verzeichnisstrukturen und Dokumentennamen kann n2pdf Archive problemlos die Strukturen einer existierenden Notes-Anwendung übernehmen. Vom Aufbau der Ansichten bis zur Abbildung von Ordnern – alles wird automatisch übernommen und abgebildet.

Aufgrund des leistungsfähigen und flexiblen Aufbaus ist es n2pdf Archive möglich, sich in puncto Geschwindigkeit und Arbeitsablauf an die Anforderungen der Kunden anzupassen. Die intelligente Prozessüberwachung erlaubt selbst bei Problemen eine einfache Wiederaufnahme der Konvertierung oder erkennt Manipulationen am erstellten Archiv.

Archive durchsuchbar machen

Um das spätere Auffinden der wichtigen Daten zu gewährleisten, wurde n2pdf Archive mit einer Funktion zur Volltextindizierung und Anzeige ausgestattet. Vergleichbar mit der Notes-Volltextsuche, aber wesentlich schneller in der Geschwindigkeit, kann das Archiv beliebig durchsucht werden. Dabei kann mit freier Eingabe oder gezielter Suche in den Metadaten gearbeitet werden. Treffer werden direkt mit einem integrierten Viewer angezeigt.