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Anwenderbericht n2pdf bei der Allianz Suisse Versicherungsgesellschaft AG

Allianz Suisse Versicherungsgesellschaft AG
Bleicherweg 19
8022 Zürich, Schweiz

www.allianz-suisse.ch

Auf der sicheren Seite

Versicherungsgesellschaft setzt auf PDF für Datensicherung und -austausch

Die Verwaltung von Informationen wird für Unternehmen zu einer immer größeren Herausforderung. Nicht nur analoge Nachrichten wie zum Beispiel Faxe müssen in IT-Systeme eingespeist werden, auch die Flut digitaler Informationen etwa in Form von E-Mails will bewältigt werden. Unterschiedliche Dateiformate machen das Ablegen und übersichtliche Archivieren noch komplexer. Zu einem Standardformat, vor allem für einen sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten, hat sich bereits vor einigen Jahren das Portable Document Format (PDF) durchgesetzt. Gleichzeitig nutzen immer mehr Firmen Notes-Applikationen, da sie webbasiert sind und auf sie über Webbrowser zugegriffen werden kann. Um aus Lotus Notes heraus PDF-Dateien zu erzeugen, greifen viele Anwender auf externe Applikationen zurück, die allerdings eine Unterbrechung des gewohnten Arbeitsablaufs und damit eine mögliche Fehlerquelle darstellen. Eine führende Versicherungsgesellschaft in der Schweiz vertraut deshalb bereits seit einigen Jahren auf n2pdf, eine Erweiterung für Lotus Notes zur Erzeugung von PDF-Dokumenten auf Knopfdruck.

Zu den Kunden der Allianz Suisse zählen mehr als eine Million Privatpersonen und über hunderttausend Unternehmen – damit ist sie eine der bedeutendsten Versicherungen in der Schweiz. Rund 3.700 Mitarbeiter kümmern sich um Fragen rund um Versicherung, Vorsorge und Vermögen. Neben den drei Hauptsitzen in Zürich, Bern und Genf sind die Vertreter an etwa 130 Standorten präsent und bieten die Leistungen und Produkte damit flächendeckend an. Zur Optimierung der Archivierung von Kundendaten empfahl bereits im Jahr 2002 der Schweizer Partner Whitecoast Solutions einen Exportfilter für Lotus Notes – die Lösung von SoftVision. „Wir waren von der einfachen Installation und der zuverlässigen Performance sofort begeistert“, erinnert sich Robert Spaltenstein, Groupware-Leiter bei der Allianz Suisse. Seitdem werden mit n2pdf vor allem drei Bereiche bedient: die Notes-Applikationsarchivierung in PDF, die PDF-Archivierung der Briefschreibung und die PDF-Umwandlung für den Schadensservice.

Qualität und Sicherheit bei der Archivierung von Attachments

Mit der Notes-Anwendung werden bei der Allianz Suisse sensitive Informationen, Reglements und Weisungen an bestimmte Mitarbeiter verteilt. Die Kenntnisnahme oder Zustimmung wird dann mit einer digitalen Unterschrift bestätigt. Anschließend erfolgt die Umwandlung in ein PDF-Dokument. Daten können so den Organisationsänderungen angepasst werden, ohne dass die digitale Unterschrift beeinträchtigt wird. „Die Qualität der Sicherung der Dokumente hat sich seit der Nutzung von n2pdf deutlich verbessert“, sagt Robert Spaltenstein. „Und dadurch, dass es sich bei der Umwandlung um einen Hintergrundprozess handelt, merkt der einzelne Mitarbeiter nicht viel davon. Einen zusätzlichen Arbeitsaufwand gibt es für ihn also nicht“, ergänzt der Groupware-Leiter. Das Tool wird über die Lotus-Script-Programmierung in eine beliebige Notes-Datenbank eingebunden und kann zum Beispiel über eine Script Library integriert werden, in der die Anwendung dann mittels eines Schalters in der Aktionsleiste zur Verfügung steht. Auf dem Server ist die Integration über einen Agenten möglich, der dann zusätzlich in Web-Anwendungen genutzt werden kann. Bei der Allianz hat man die Komplettlösung auf zwei Servern in Zürich installiert und deckt damit sämtliche Agenturen in der Schweiz ab.

Die Korrespondenz mit den Kunden wird aus der Versicherungsanwendung initialisiert und mit Textbausteinen in Lotus Notes erstellt. Nach dem Druck werden die digitalen Dokumente in Containern gesammelt und über Nacht in PDF umgewandelt. Bei rund einer Million neuen Dokumenten im Jahr kommt hier eine ganze Menge zusammen – n2pdf kann auch damit umgehen, da das Tool für die Umwandlung von 1.000 Dokumenten nur rund 7 Minuten benötigt. „Das System läuft sehr stabil“, berichtet Robert Spaltenstein. „Das ist uns für den Backup-Prozess sehr wichtig.“

Einfache PDF-Umwandlung aus allen Formaten

Zusätzlich zu n2pdf nutzt die Allianz Suisse auch webPDF von SoftVision. Die serverbasierte Lösung bietet Funktionen zur zentralen PDF-Erzeugung und -Verarbeitung sowie zum PDF-Export und -Druck. Die Anwendung ermöglicht die Konvertierung von rund 100 Dateiformaten, zudem können Dokumente aufgeteilt oder verbunden werden, einzelne Seiten können rotiert oder gelöscht werden. Auch hier sind digitale Signaturen und das Zertifizieren möglich. „Das Tool ließ sich sehr einfach in die bestehenden Strukturen einbinden und ermöglicht es uns, alle Dateiformate in PDF umzuwandeln. Mails, digitale Faxe oder Formulare aus dem Webumfeld speisen wir so ganz einfach in unser Versicherungssystem ein“, erzählt Robert Spaltenstein.

Der Einsatz von n2pdf soll bei der Allianz Suisse in Zukunft ausgebaut werden. Neben dem Schadensbereich kann das Unternehmen sich vorstellen, auch den Kontakt mit Maklern und Brokern mit in den Service einzubinden. „Die Zusammenarbeit mit SoftVision geht auf jeden Fall weiter“, sagt Robert Spaltenstein. „Wir sind sehr zufrieden, auch weil sich die Mitarbeiter sehr viel Mühe beim Support geben. Wenn wir mal Korrekturen benötigen, dann kommen diese sehr schnell.“ Auch als Versicherungsgesellschaft ist diese froh, wenn sie sich in IT-Fragen auf der sicheren Seite weiß.